Executive Assistant

Job description

Als Executive Assistant ondersteun je de directie waar nodig is. In deze functie ben je het eerste aanspreekpunt voor alle bestaande en nieuwe relaties. Een representatieve en enthousiaste uitstraling is dus een must. Je hebt een belangrijke rol bij het optimaliseren van het rendement van de directie en zorgt er dagelijks voor dat de directie sneller en beter functioneert. Aan de ene kant door secretariële ondersteuning, aan de andere kant door het voorbereiden en overpakken van werk. We zijn op zoek naar een collega die tussen de 32 en 40 uur per week beschikbaar is.


Wat ga je doen?

  • Je verricht voorbereidende werkzaamheden, dusdanig dat de directie efficiënt en effectief haar werkzaamheden kan verrichten. Bijvoorbeeld controle van juridische stukken, contracten, business cases en rapportages,
  • Je organiseert en bereidt vergaderingen, gesprekken en bijeenkomsten voor,
  • Je draagt zorg voor een adequaat complex agendabeheer,
  • Je pikt belangrijke signalen op, zowel in- als extern, je communiceert op correcte wijze en onderneemt daar waar mogelijk zelfstandig actie,
  • Je coördineert in- en uitgaande telefoongesprekken,
  • Je verzorgt in- en uitgaande correspondentie (vooral e-mail),
  • Je bent een uitstekende gastvrouw en ontvangt bezoekers voor de directie op correcte wijze,
  • Je notuleert, stelt actielijsten samen en bewaakt dat acties tijdig door verantwoordelijke personen worden genomen,
  • Je mening wordt op prijs gesteld,
  • Je vervult een vertrouwensfunctie, waarbij discretie en tact vereisten zijn,
  • Bij afwezigheid van je naaste collega, neem je haar werkzaamheden waar. En andersom.

Requirements

Wie ben jij?

Als Executive Assistant ben je een stabiele constante factor in de organisatie die stevig in zijn/haar schoenen staat. Je weet de juiste balans te vinden tussen zelfstandig optreden en overleg. Je bent gewend om mee- en vooruit te denken en initiatieven te ontplooien daar waar mogelijk. Je bent een echte aanpakker met een no-nonsense mentaliteit, discreet en dienstverlenend ingesteld. Je bewaart het overzicht, weet snel te schakelen, stelt prioriteiten en bent in staat de zakelijke en menselijke belangen van de organisatie in te schatten. Je bent prettig assertief, integer, commercieel ingesteld, secuur, stressbestendig, representatief en accuraat. Je voelt je thuis in een gemotiveerd en gedreven team en bent betrokken bij de organisatie.


Wat neem je nog meer mee?

  • Je beschikt over een HBO+ werk- en denkniveau,
  • Minimaal 5 jaar relevante werkervaring, waarvan minstens 2 jaar op directieniveau,
  • Ervaring in het lezen en op juiste wijze interpreteren van juridische stukken en contracten, inkoopervaring is hierbij een pré,
  • Affiniteit met een commerciële en snelle organisatie,
  • Een uitstekend cijfermatig inzicht en analytisch vermogen,
  • Je bent in staat MT-leden voor je te winnen,
  • Uitstekende kennis van Word en Excel, kennis van SAP is een pré,
  • Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal perfect in woord en geschrift.


Wat mag je naast deze uitdagende baan nog meer van ons verwachten?

  • Een afwisselende positie in een leuk en dynamisch team, met volop mogelijkheden om te groeien en te ontwikkelen,
  • Een marktconform salaris aangevuld met goede secundaire arbeidsvoorwaarden. 
  • 25 vakantiedagen + 3 ADV dagen + een mogelijkheid tot het opbouwen van 3 extra verlofdagen (bij een fulltime contract),
  • Een laptop en smartphone,
  • Een aantrekkelijke korting op onze producten,
  • Korting op een collectieve (zorg)verzekering,
  • Elke dag lekker vers fruit op de afdeling (en af en toe iets anders, want successen vieren we samen!),
  • Gebruik maken van onze game-room met pool-biljart, fitness, darts, race-simulatoren en andere high-end gadgets,
  • Omdat wij de balans tussen werk en privé belangrijk vinden geven wij de voorkeur aan een kandidaat die niet elke dag uren in de file hoeft te staan maar lekker op tijd thuis kan zijn!
  • Als onderdeel van de sollicitatieprocedure vragen wij, in het kader van ons integriteitsbeleid, een ‘Verklaring Omtrent het Gedrag’ (VOG). De kosten daarvan mag je bij Copaco declareren.

Hebben we je nieuwsgierig gemaakt?

Dan hebben we alvast een eerste stap in de goede richting gezet, jij bent nu aan zet! Stel je aan ons voor en kom met Copaco kennismaken. Je zult verrast zijn wat je in deze leuke functie allemaal bij ons kunt gaan doen. Solliciteren kan makkelijk via de onderstaande knop "Reageer op deze functie". Wil je meer informatie of vragen? Dan kun je contact opnemen met Recruitment, Ike Erades, Senior Corporate Recruiter, +31 40 2306272